Assistent*in im Büro der Abteilungsleitung

Wir nehmen die Grundsatz- und Querschnittsaufgaben und die gemeinsamen Angelegenheiten der Träger der RV in den Bereichen Prävention, Rehabilitation und Sozialmedizin wahr und sind zuständig für entsprechende Fachfragen in diesen Bereichen, sowie für Verfahrens- und Rechtsfragen. Die Assistenzstelle ist im Bereich des Büros der Abteilungsleitung angesiedelt.

Aufgaben:

Als erste Anlaufstelle der Abteilung unterstützen Sie die Abteilungsleitung in Fragen der Organisation und des Arbeitsablaufs, hierbei erledigen Sie anfallende büroorganisatorische Aufgaben:
++ Sie erwarten im Tagesgeschäft administrative Aufgaben wie Schriftverkehr (deutsch und englisch), Telefonauskunft, Terminkoordination, Verwaltung von Post und E-Mails sowie die Pflege von Datenbanken
++ Sie organisieren die Vor- und Nachbereitung von Meetings in Präsenz, digital oder hybrid, hierfür erstellen Sie Unterlagen wie Gremienvorlagen und organisieren gegebenenfalls Dienstreisen
++ Sie bauen sich ein gutes Netzwerk mit anderen Vorzimmern und Ansprechpersonen aus unterschiedlichen Bereichen innerhalb und außerhalb der DRV Bund auf.
++ Sie übernehmen Sonderaufgaben wie Hotelreservierungen oder betreuen Gäste
++ Sie fertigen/zeichnen Auszahlungsanordnungen und wirken bei der Überwachung von Haushaltsmitteln mit.

Profil:

++ Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungs- oder büroorientierte Berufsausbildung oder über eine vergleichbare Fortbildung oder Qualifikation.
++ Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation, vorzugsweise aus dem Sekretariats-, Vorzimmer- oder Assistenzbereich mit.
++ Ihr sicherer Umgang mit der deutschen Rechtschreibung und Grammatik zeichnet Sie aus.
++ Zudem verfügen Sie über sehr gute Englischkenntnisse
++ Idealerweise verfügen Sie über aktuelle Erfahrungen im Umgang mit moderner Bürokommunikation (MS Office, HCL Notes)
++ Darüber hinaus überzeugen Sie durch ihre freundliche, motivierte, kommunikative und verantwortungsbewusste Persönlichkeit und zeichnen sich durch eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Loyalität und Diskretion aus.

Weitere Information:

Die Tätigkeit erfordert die Bereitschaft und Flexibilität, die tägliche Arbeitszeit den dienstlichen Anforderungen anzupassen.

Zur Besetzung der Position werden wir mit Bewerbenden, die sich in der engeren Auswahl befinden, Gespräche führen.