Assistentin / Assistent (m/w/d) am Dienstsitz Bonn

Gemeinsame Wissenschaftskonferenz (GWK)

53 Bonn, Deutschland

Veröffentlicht: Heute

Verwaltung

Vollzeit

Assistentin / Assistent (m/w/d) am Dienstsitz Bonn

Eingruppierung und Zulagen:

Bis Entg.-Gr. 8 TVöD Bund
Zahlung einer Ministerialzulage

Zeitpunkt:zum 01.10.2026

Wir über uns:

In der Gemeinsamen Wissenschaftskonferenz (GWK) behandeln Bund und Länder alle sie gemeinsam berührenden Fragen der Wissenschaftsförderung, der wissenschafts- und forschungspolitischen Strategien und des Wissenschaftssystems. Das Büro der GWK erledigt mit 25 Mitarbeitenden die laufenden Geschäfte der GWK und sorgt für die Vor- und Nachbereitung der Gremienberatungen. Es ist organisatorisch beim Bundespräsidialamt angesiedelt.

Als Assistenz unterstützen Sie die Leitung des GWK-Büros maßgeblich bei der operativen Steuerung und der fachlichen Außenstellung. Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

Eigenverantwortliche Koordination der Informationsflüsse zwischen der Generalsekretärin und den Fachreferaten; inhaltliche Prüfung und Priorisierung von Zuarbeiten sowie Sicherstellung der termingerechten Rückläufe;
selbstständige Erarbeitung komplexer Schreiben, Berichte und Entwürfe für die Leitung;
strategische Zeit- und Ressourcenplanung der Leitung inklusive inhaltlicher Vorbereitung durch Dossiers und Briefing;
Organisation, Vorbereitung und administrative Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen einschließlich Protokollführung;
Vorbereitung und Organisation repräsentativer Angelegenheiten für die Generalsekretärin;
Planung und administrative Abwicklung von Dienstreisen;
redaktionelle und inhaltliche Pflege des Webauftritts mit dem Government-Site-Builder (GSB);
Unterstützung und Vertretung des Gremiensekretariat

Das bringen Sie mit:

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare abgeschlossene, mindestens dreijährige Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf nach dem Berufsbildungsgesetz (BBiG);
mehrjährige Erfahrung im Sekretariat einer Führungsperson ist wünschenswert;
fundierte Kenntnisse in der Organisation, Planung und Durchführung von verwaltungstechnischen Abläufen;
sehr gute Kenntnisse der MS Office-Produkte;
idealerweise sicherer Umgang mit IT-Fachanwendungen, insbesondere fundierte Kenntnisse in der eAkte und dem GSB;
strukturierte und organisierte Arbeitsweise auch unter Zeitdruck;
eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit;
Belastbarkeit und Flexibilität sowie Bereitschaft, die Arbeitszeit den aktuellen Arbeitsanforderungen anzupassen;
freundliches und gewandtes Auftreten;
Selbstständigkeit und Eigenverantwortung sowie ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein;
gute Allgemeinbildung und gute Kenntnisse des politischen Tagesgeschehens;
Zuverlässigkeit, Diskretion und besondere Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Daten.

Das bieten wir Ihnen:

strukturierte und organisierte Arbeitsweise auch unter Zeitdruck;
eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit;
Belastbarkeit und Flexibilität sowie Bereitschaft, die Arbeitszeit den aktuellen Arbeitsanforderungen anzupassen;
freundliches und gewandtes Auftreten;
Selbstständigkeit und Eigenverantwortung sowie ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein;
gute Allgemeinbildung und gute Kenntnisse des politischen Tagesgeschehens;
Zuverlässigkeit, Diskretion und besondere Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Daten.

Bewerbungsfrist. 26.05.2026

Besondere Hinweise:

Die Stelle ist mit der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit einer/eines Vollzeitbeschäftigten zu besetzen. Der Arbeitsplatz ist grundsätzlich teilzeitgeeignet. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen nach Maßgabe des § 8 BGleiG bevorzugt berücksichtigt. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt eingestellt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund werden begrüßt.

Ihr Kontakt zu uns: